Utilitat del full de càlcul

El full de càlcul és un programari d'ordinador que permet emmagatzemar dades i textos explicatius i fer operacions amb les dades numèriques que s'hagin inserit. Un avantatge important dels fulls de càlcul és que aquests s'actualitzen automàticament si hom canvia les dades. Els fulls de càlcul també permeten obtenir gràfics, a partir de les dades contingudes en el full de càlcul, d'una manera senzilla.

En aquests materials s'expliquen les idees bàsiques per treballar amb els fulls de càlcul del programa OpenOffice.org Calc. A continuació, es resumeixen les idees bàsiques que serviran per treballar amb el programa.

Els arxius de treball del programa OpenOffice.org Calc s'anomenen llibres. La informació emmagatzemada en un llibre es pot agrupar, d'acord amb els interessos de qui l'utilitza, en paquets de dades que reben el nom de fulls, cadascun dels quals es mostren en una pantalla.

Accedir al programa

• Activant la drecera: Si n'hi ha, feu doble clic sobre la drecera de l'escriptori que activarà l'OpenOffice.org Calc
  
• Des del menú Inicia: Demaneu Inicia | Tots els programes | OpenOffice.org 2.0 | OpenOffice.org Calc

Un cop activat el programa, l'OpenOffice.org Calc s'executa en una finestra en què es poden veure tots els elements: la barra de títols, la barra de menús, les barres d'eines, el llibre de càlcul amb els fulls de càlcul i, per últim, la barra d'estat.

Sortir del programa

Per sortir de l'OpenOffice.org Calc podeu fer servir qualsevol de les accions següents:

• Demaneu l'opció de menú Fitxer | Surt
• Feu clic al botó Tancar de la finestra del programa .
• Activeu l'opció Tancar del botó de control de la finestra .
• Premeu, simultàniament, les tecles Alt+F4
• Feu doble clic en el botó de control de la finestra del programa .

Si s'ha fet alguna modificació que no s'hagi desat, l'OpenOffice.org Calc us demanarà si desitgeu desar els últims canvis (botó Desa ), si voleu abandonar el programa sense desar els canvis (botó Descarta ), o si voleu cancel·lar l'acció de sortir del programa (botó Cancel·la ):

Elements del Full de Càlcul

• Llibre: Els arxius de treball del programa OpenOffice.org Calc s'anomenen llibres. Aquests estan formats per diferents blocs d'informació on s'emmagatzema la informació introduïda per l'usuari, que s'anomenen fulls:

• Full: És cada un dels blocs d'informació on s'emmagatzema la informació introduïda per l'usuari. La informació en els fulls està organitzada en cel·les. Incialment, el programa OpenOffice.org Calc presenta els llibres formats per tres fulls. Aquests es poden distingir pels noms full1, full2 i full3, com podeu observar a la figura. El programa permet canviar el nom de l'etiqueta del full i, fins i tot, afegir o eliminar fulls:

• Cel·la: Els fulls es presenten en forma d'una graella de caselles organitzades en files i columnes. Les files estan numerades amb un número entre 1 i 65536, i les columnes s'identifiquen per una lletra o dues entre A i IV. Cada una de les caselles en què està dividit un full rep el nom de cel·la. Les cel·les poden contenir diferents tipus de dades: numèriques, de text, fórmules ... Una cel·la s'identifica per la columna i fila a què pertany: B7 seria la cel·la corresponent a la setena filera de la segona columna (la columna B):

• Nom d'un full: Inicialment l'OpenOffice.org Calc presenta els llibres formats per tres fulls que tenen per nom full1, full2 i full3. Els noms dels fulls es poden modificar, bé amb l'opció de menú Format | Full | Reanomena, bé seleccionant l'opció Reanomena el full... del menú de context que s'obté en prémer el botó dret del ratolí, sobre el nom del full:

• Barra de fórmules: És l'eina més important dels fulls de càlcul. La barra de fórmules s'utilitza per escriure i editar fórmules, i permet obtenir en una cel·la el resultat de l'expressió que s'hagi introduït:
  
  
  
  Totes les fórmules comencen amb el signe igual (=) seguit d'una expressió formada per valors, referències, funcions i operadors. En les fórmules, sovint s'hi fa referència al contingut dels valors d' altres cel·les del full de càlcul per obtenir el valor resultat de la fórmula:
  
  
  
  En prèmer RETORN o accionar el botó (Accepta) s'actualitza el valor de la cel·la i mostra el resultat de la fórmula que s'ha introduït.
  
  

• Barra de menús: Conté totes les accions a realitzar amb el programa agrupades en menús desplegables. Cada un d'aquests menús conté les funcions del programa agrupades, per categories afins:
  
  
  
  Totes les accions a realitzar amb l'OpenOffice.org Calc es poden realitzar a partir de les diferents opcions de menús o submenús. No obstant això, les més habituals es poden realitzar més ràpidament a partir de les icones de les barres d'eines.

• Barres d'eines: Contenen les icones que executen, d'una manera immediata, les operacions més habituals de l'OpenOffice.org Calc, com ara (Obre), (Desa), (Copia), (Retalla), (Enganxa)..., situades a la barra d'eines Estàndard:
  
  
  
  També, les operacions relacionades amb el format en què es presenta el contingut de la cel·la, com ara (Nom del tipus de lletra), (Mida de la lletra), (Negreta), (Cursiva), (Subratllat), situades a la barra d'eines Formatació:
  
  
  
  A banda d'aquestes, l'OpenOffice.org Calc disposa de més barres d'eines. Amb l'opció de menú Visualitza | Barra d'eines podem tenir accés a la llista completa de les barres d'eines disponibles al programa. Aquelles marcades amb el símbol corresponen a les barres d'eines visibles. En fer clic sobre el nom d'una d'elles es canvia l'estat de visible a amagada o a l'inrevés.
  
  
  
  Com podeu observar, les barres d'eines que es mostren per defecte són la Barra de fórmules, la barra d'eines Estàndard i la barra d'eines Formatació.
• Barra d'estat: Mostra diferent informació relativa al full de càlcul com ara el número de full respecte del total de fulls del llibre en què ens trobem situats, l'estil de pàgina adjudicat al full actual, el valor d'escala de la visualització actual (Zoom), la modalitat d'edició, inserció o sobreescriptura ...
  
  

Edició del contingut d'una cel·la

Per fer ús del full de càlcul, cal introduir, en les diferents cel·les del full, les dades corresponents. Per fer-ho, cal seleccionar la cel·la i escriure el text, el valor numèric o la fórmula corresponent. Molt sovint, caldrà desplaçar-se pel full de càlcul a fi de seleccionar la cel·la on inserir les dades.

• Desplaçar-se pel full de càlcul:
  • Amb el ratolí: Si la cel·la de destinació queda a la vista, només cal fer clic, amb el botó d'acció del ratolí per a situar-s'hi i seleccionar la cel·la. La cel·la activa quedarà marcada per un rectangle de color negre indicant la posició actual en què s'inseriran les dades.
    
    
    
  • Amb les fletxes de desplaçament del teclat: El moviment es produirà, cel·la a cel·la, cap a la dreta, cap a l'esquerra, amunt o avall, d'acord amb la direcció marcada per la tecla. El desplaçament és més lent i exigeix la repetició de la pulsació del teclat fins a assolir la posició desitjada.
  • Amb les tecles Inicio, Fin, Ctrl+Inicio, Ctrl+Fin, Ctrl+Fletxa avall, Ctrl+Fletxa dreta, Ctrl+Fletxa amunt, Ctrl+Fletxa esquerra
  • Amb l'eina (Area del full): Situada a l'esquerra de la barra de fórmules, permet situar-se en qualsevol cel·la a condició que se n'escrigui la referència (A127, AB12, etc.) i es premi RETORN
• Inserir les dades: Per inserir les dades que corresponguin a una cel·la,només cal escriure-les.
  • Textos: Si voleu introduir-los en cel·les consecutives de la mateixa columna, escriviu el text i premeu RETORN. Si es volen introduir en cel·les consecutives de la mateixa filera, escriviu el text i premeu, en finalitzar, la tecla Fletxa dreta o la tecla de tabulació.
  • Números: Escriviu el número i, d'acord amb el cas, premeu RETORN, Fletxa dreta o la tecla de tabulació, com s'indicava al punt anterior. El programa, en detectar l'entrada d'una dada numèrica, l'ajustarà respecte de la dreta de la cel·la.
  • Fórmules: Escriviu el signe igual (=) seguit de la fórmula que volgueu introduir. Premeu la tecla de tabulació, RETORN o el botó (Accepta) per finalitzar l'entrada i actualitzar el valor.

Concepte de Rang

Les àrees rectangulars del full de càlcul formades per cel·les adjacents s'anomemen rangs. Per fer referència a un rang, s'utilitzen la referències de la cel·la superior esquerra i la de la cel·la inferior dreta, separades per dos punts. Així, B2:D5 indica l'area del full compresa entre les dues cel·les B2 i D5, com podeu observar a la figura següent: