Tipus de dades

En aques apartat estudiarem els diferents tipus de dades que podem incloure en un full de càlcul, treballarem amb els rangs i cel·les i la seva modificació d'amplada, alçada, etc., la introducció de dades, la seva formatació bàsica i també les eines pròpies de moure aquesta informació.

Els tipus de dades que podem incloure són: nombres, text, dates i hores, fórmules, dibuixos, gràfics, etc, els quals tindran formats i tractaments diferenciats.

Com seleccionem

Abans de saber quins tipus de dades podem introduir, cal explicar diversos tipus de selecció de part del full. Seleccionar és marcar amb el ratolí una part de l'àrea de treball per després realitzar alguna acció amb la part marcada. Així, si volem esborrar una part del full, primer l'haurem de seleccionar. Ara expliquem com es fa això.

A la imatge de sota podem veure els punts on hem de clicar per poder seleccionar tota una fila, tota una columna o tot el full sencer per poder aplicar els formats (o treballar amb la informació allà continguda) a diferents parts del full de treball.

Aquests punts de la pantalla es denominen selectors de fila, de columna i de full. Fent-hi un clic veiem que es posa de color negre la part corresponent, així es marca o se selecciona una part del full o tot sencer.

Ara, si volem fer seleccions de rangs (grups de més d'una cel·la), caldrà diferenciar si aquests són contigus o discontinus. Observem les imatges següents:

Per fer una selecció d'un rang amb cel·les totes juntes (amb el Maj. + Clic) es clica a la primera de les cel·les i un Maj. + Clic a la darrera, i totes les intermèdies quedaran automàticament seleccionades. A les pràctiques ho provarem.

Per fer una selecció amb cel·les separades entre si (amb el Ctrl + Clic). Això permet, com es pot veure a la imatge superior, realitzar una selecció que afecti diferents parts del full separades entre si i de formes irregulars.

Si provem això mateix amb els selectors de fila o de columna també funciona per poder fer seleccions seguides o alternes de files o columnes. Proveu-ho: per seleccionar la fila 2 i la 4 d'una manera alterna, caldrà fer clic en el selector de files 2 i després en el selector de files 4 amb el Ctrl polsat. Obtindrem el resultat de la pantalla següent :

I si feu clic en el selector de la columna A i un Maj. + Clic en el selector de la columna D, el resultat serà aquest:

Ara podeu provar l'efecte de fer clic sobre el selector del full sencer...

Tot el full quedarà seleccionat i qualsevol format que hi apliquem ara afectarà les dades del full sencer.

Modificar amplada i alçada de columnes i files

Tant les files com les columnes tenen una alçada i amplada predeterminada, però aquesta pot ser modificada a voluntat.

Observem aquesta imatge i veiem que el text de les tres línies no s'ajusten a l'amplada de la columna A: en el primer cas és més petit, en el segon ocupa dues columnes i en el tecer cas n'ocupa tres. Com es pot observar, quan supera l'amplada de la columna es mostra a l'espai de la següent.

Això no succeeix en els cas de xifres numèriques, com passa a la fila 9: si el nombre és molt gran no es veu sencer, i en el seu lloc apareixen uns ### que indiquen que es tracta d'un nombre molt gran (com es veu a la barra de fórmules: 23232323232323)

Si ens situem en l'espai que hi ha entre les lletres A i B veiem que el cursor passa a tenir una forma diferent, de doble fletxa i si fem clic i arrossegem podrem canviar l'amplada de la columna A. Això mateix passa amb les files, si ens situem entre el número 2 i el 3 veiem aquesta mateixa forma del cursor, que ens permetrà ampliar l'alçada de la fila 2. Veiem la imatge de sota:

Si en aquesta posició del cursor fem doble clic, l'amplada de la columna s'ajusta d'una manera automàtica al contingut de la dada més ampla. Així, sobre les dades de la imatge anterior, si cliquem doblement, la pàgina queda així:

El menú contextual de les columnes i files

També ens interessarà, de vegades, inserir més files entre les que ja tenim fetes. Per aconseguir-ho haurem de situar-nos a sobre del selector de files i fer clic amb el botó secundari del ratolí. En el menú desplegable que ens apareix seleccionem l'opció insereix files, com es pot veure a la imatge de sota. Faríem això mateix amb les columnes.

Per suprimir una fila o una columna sencera també es fa mitjançant aquest desplegable, del qual podem observar les opcions a la imatge superior.

Amb l'opció Alçada de fila ens apareix una alta subopció amb la qual podem delimitar els valors d'una manera més detallada, com es pot apreciar a la imatge següent:

Altres opcions interessants d'aquest menú són aquestes:

• Ocultar o Mostrar, amb les quals podem treure/posar a la vista columnes o files del full.
• Formata les cel·les, que ens permet múltiples opcions de format de les dades que estudiarem detalladament, i que conté set pestanyes per treballar amb xifres, text, donar format especial al text, alinear les dades, fer vores amb colors diferenciats, tractar el fons de les cel·les i treballar la protecció de les dades contigudes al full.

• Retalla, Enganxa i Enganxament especial, opcions totes elles interessants que ens permetran moure informació d'un lloc a l'altre del full.

Donar format a les cel·les

Aquí aprendrem a donar un format a diferents cel·les del full de treball.

A aquesta opció també hi podem accedir des del menú Format | Cel·les. La pantalla mitjançant la qual fem això és la de la imatge anterior, que té el nom Atributs de la Cel·la. És una pantalla que consta de diferents pestanyes, i en cadascuna d'ella es pot donar format a diversos tipus de dades.

Fem-ne una petita descripció pestanya per pestanya:

• Nombres: Pemet donar format a dades numèriques. Podem donar format monetari, amb punt de milers, negatius en vermell, etc. i també crear formats personalitzats (per exemple, el format #.###" Patates", ens donaria com a resultat 2.333 Patates només escrivint 2333 al full).
• Tipus de lletra: Aquesta pestanya permet posar el text i nombres en negreta i cursiva. Moltes de les accions aquí esmentades també es poden fer mitjançant els botons de la barra d'eines format.
• Efectes de lletra. Permet establir el subratllat, el color de lletra i efectes visuals variats.
• Alineament: Si volem que el text estigui arrenglerat a l'esquerra, dreta, centre, etc. Disposat en horitzontal, vertical, en diagonal...
• Vores: Permet posar unes separacions entre cel·les mitjançant l'ús de línies de color, contínues o discontínues, dobles o simples, etc.
• Fons: Podrem pintar, donar color al fons de les cel·les, amb diferents tipus de formats.
• Protecció de cel·les: De cara a deixar part o tot el full de treball modificable, ho farem mitjançant aquesta opció.

A l'apartat de pràctiques d'aquesta unitat treballarem amb totes aquestes opcions.

Introducció de diferents dades al full

En una cel·la hi podem posar, com s'ha pogut veure a les imatges anteriors, dos tipus principals de dades: text i xifres, les quals són tractades d'una manera diferent per defecte.

Un text s'alinea a l'esquerra i una xifra a la dreta, com es pot veure a la imatge següent:

Però això es pot modificar. Així, amb els botons de la barra d'eines Formatació següents podem canviar aquesta aliniació per defecte i que afectarà per igual tant si hi ha text com xifres: Alineació a l'esquerra, centre, dreta o justificat respectivament de la següent imatge.

Aquestes dades incorporades a la imatge superior dels mesos de l'any és el que se'n diu una sèrie: així, si nosaltres escrivim una de les paraules d'una sèrie i arrosseguem des de la cantonada inferior dreta de la cel·la que conté la paraula, creem una sèrie: gener, febrer, març, etc.

Amb els nombres també succeeix això, i els 50000, 50001, 50002, etc. estan fets així:

I quan estirem, sortirà la sèrie amb un augment d'un cada cel·la:

Aquestes sèries es trobem automatitzades i si anem a l'opció del menú Eines |Opcions | Ordena les llistes, podem veure les que té creades i afegir-ne les que ens interessi: s'escriu un llistat de paraules i es diu Nou, queda la llista memoritzada i podrem utilitzar-la.

Editar les dades

Si volem canviar el contingut sencer d'una cel·la, només cal escriure a sobre i el nou cotingut substitueix l'anterior.

Però si volem modificar el que ja està escrit, sense esborrar-ho, les podem editar o modificar fent un doble clic dins de la cel·la o polsant la tecla F2 del teclat de funcions de la part superior del teclat. També si fem un clic a la barra de fórmules entrem en el mode edició:

Copiar i moure dades

Un cop que sabem com introduir sèries de paraules i de xifres, podem aprendre a copiar i moure la informació del full. Hi ha diferents formes de fer-ho:

• Amb combinació de teclat: Ctrl + C Copia la selecció prèvia a la memòria o portapapers del sistema. Ctrl + V Enganxa la selecció prèviament feta. Si fem Ctrl + X, la informació desapareixerà del seu origen i només la tindrem a la destinació on enganxem.
• Amb els botons de la barra d'eines Estàndard.
• Mitjançant l'ús del menú Edita | Copia, Edita | Retalla i Edita | Enganxa
• Això mateix també funciona amb el menú contextual del ratolí (botó dret i Copia, Retalla i enganxa).
• Sobre una selecció d'un rang, si ens posem a sobre de la cel·la que queda remarcada, amb un clic i arrossegant el ratolí podrem canviar-la d'emplaçament dins del full.

Hi ha diverses maneres de fer això mateix , que cadascú triï la que li resulti més fàcil.

Tot això s'explica de forma més detallada al proper mòdul.

Hi ha una manera d'enganxar un pèl especial que ens permet controlar què és exactament el que volem enganxar d'una selecció prèvia. És l'opció Edita | Enganxament especial, que permet triar unes opcions, com es veu en la pantalla següent:

Permet triar què es vol enganxar i fins i tot fer una operació del que portem amb el que hi ha a la destinació on ho enganxem.

Esborrar dades del full

Per esborrar les dades del full, tenim la tecla Spr del teclat que en polsar-hi al damunt ens surt aquesta pantalla, la qual ens permet fer un esborrat selectiu:

Així podrem esborrar d'una selecció de dades només les dates, però no les fórmules o els nombres... Si volem esborrar-ho tot, marquem la primera opció que engloba totes les altres.

Autocompletar

Si volem obtenir una sèrie de dates amb un increment que nosaltres especifiquem, posem la primera data en el full (com es veu en la columna de l'esquerra), seleccionem fins on volem allargar aquesta sèrie. Comencem escrivint la primera data i després anem a l'opció del menú que s'especifica a sota. Un cop fet obtindrem els resultats de la columna de la dreta (observeu que no hi són els dissabtes i els diumenges):

Aquests són els paràmetres que cal posar, a partir del menú Edita | Emplena | Sèries, per obtenir els resultats de la imatge de la dreta de dalt: