*Nota prèvia important

Un punt que interessa recalcar quant abans millor és remarcar com l'ús de signes, com ara el del %. A la barra de fórmules hi trobem una icona amb aquest signe, però hem d'anar en compte amb el seu ús. Així, si en una cel·la qualsevol escrivim el nombre 30 i després fem clic a aquesta icona, ens transformarà el 30 en 3000%, la qual cosa no és el mateix que el 30%. Per tant, si el que volem posar és el 30% ho podem fer de dues maneres:

1. Escrivint el 30 i el signe % directament del teclat abans d'acabar de validar el contingut de la cel·la.
2. Escrivint a la cel·la 0,30 i validar el contingut amb un intro. Després fem clic a la icona del % de la barra d'eines format, ens sortirà 30%, que ja era el que volíem.

En tot cas, sempre, caldrà mirar en la barra de fórmules quin és el valor que ens mostra, que serà el vàlid a l'hora de fer les operacions.

Per tant, hem de vigilar les unitats que posem en les cel·les. Si veiem que el contingut s'alinea directament a l'esquerra de la cel·la, sospitarem que el programa no ho entén com una dada numèrica sinó com un text; per tant, amb aquestes dades no podrem fer operacions aritmètiques.

Mireu les imatges complementàries següents:

En aquest cas el contingut de B1 s'ha alineat directament a l'esquerra, s'ha teclejat 23 pomes i això apareix a la barra de fórmules per tant, és un textual, no una xifra amb la qual es pugui fer cap operació aritmètica:

En aquest cas a la cel·la B2 s'ha escrit manualment la quantitat de 24 i mitjançant el format del menú Format | Cel·les, s'hi ha creat el format #.##0" pomes". Per tant, mostra a la cel·la 24 pomes, però el que val és el contingut que es mostra a la barra de fórmules, i que no és sinó 24, és a dir plenament utilitzable per fer-hi tot tipus d'operacions aritmètiques.

Per tant, molt de compte amb el que s'escriu a les cel·les i, en tot cas, caldrà mirar el valor que mostra la barra de fórmules per estar-ne segurs de la validesa.

Introducció a les fórmules i funcions

Un programa com l'OpenOffice.org Calc té com a finalitat bàsica el treball amb dades numèriques i els diferents càlculs matemàtics amb aquestes. En aquesta unitat treballarem un dels aspectes més importants: les fórmules i les funcions.

Per començar, caldrà situar uns elements del programa dels quals ja s'ha parlat d'una manera introductòria en les unitats anteriors. Així, un dels elements que hem de saber situar és la barra de fórmules:

És molt important conèixer tots els seus elements. D'esquerra a dreta tenim:

• La posició del cursor dins del full o la cel·la seleccionada al moment present (en aquest cas indica que estem situats en la cel·la G15 del full).

• El símbol és l'assistent de fórmules que es descriurà en la següent unitat .

• El símbol del sumatori () permet introduir una suma amb rapidesa.

• El símbol = introduirà una fórmula en la cel·la on estigui situat el cursor, és a dir, sempre que volem iniciar una fórmula comencem escrivint aquest signe.

• El quadre de text o barra de fórmules ens mostra quina operació hi ha a la cel·la concreta, en aquest cas =SUMA(B15:F15).

En resum, l'anterior imatge representa que en la cel·la G15 hi ha una operació matemàtica, que és =SUMA(B15:F15) o la suma dels valors que hi ha en aquest rang del full.

Introducció a les funcions

Les funcions que es veuran amb detall en la propera unitat s'introdueixen aquí amb el comentari del botó . Una funció de l'OpenOffice.org Calc és una operació que està automatitzada, només n'haurem d'omplir els paràmetres per poder-la utilitzar.

Un exemple que ja hem vist abans és el de la funció suma: =SUMA(Rang de dades), o una altra seria =MITJANA(Rang de dades), etc.

El botó que podem trobar a la barra de fórmules, si ens hi posem a sobre sense fer clic, ens informa el programa que té el nom d'Autopilot:funcions. Quan hi fem clic, obtindrem aquest assistent de funcions que en dues finestres ens permetrà introduir fórmules en pantalla tot completant una sèrie de passos:

En aquesta pantalla tenim un apartat a l'esquerra en el qual podem llegir Categoria. Si en triem una al desplegable, podem agrupar les funcions per temes, i si posem tot, les veurem ordenades per ordre alfabètic totes juntes.

Triem una d'elles i fem Clic en Següent:

En aquesta nova pantalla acabarem de donar les dades necessàries a l'assistent per poder acabar d'escriure els paràmetres de la funció. En aquest cas, fent clic en el botó la finestra de l'Auxiliar de funcions s'amaga directament i és substituïda per aquesta de sota, la qual ens permet seleccionar directament un rang del full; fent clic sobre el rang, aquest es copia en la barra de sota, i fent clic de nou al botó es tornarà a la pantalla de l'Assistent o Auxiliar de funcions.

Un cop dit el rang de dades del qual volem fer una suma, farem clic al botó D'acord i aquesta s'acabarà incorporant al full de treball.

Fórmules bàsiques

Quan volem fer una operació senzilla, per exemple una suma entre dues cel·les, la forma més ràpida seria (introduint sempre en primer lloc el signe =) escriure les seves referències i utilitzar el signe +. Així, si per exemple en la cel·la A3 volem sumar el contingut de A1 i de A2, posarem el que es mostra en la imatge següent:

Com podem observar en la barra de fórmules es veu l'operació (=A1+A2) i en la cel·la s'hi veu el resultat (33).

D'altres operacions que podem fer serien les 4 regles bàsiques, és a dir, suma, resta, multiplicació i divisió, sent-ne els signes els següents:

A l'apartat de les pràctiques d'aquest mòdul es faran proves amb aquest signes d'operacions.

Diferents tipus d'errades

Més aspectes d'interès dins d'aquest apartat serien el tema de le errades. En un full hi podem introduir dades incorrectes o que el resultat d'alguna de les operacions ho sigui. Així, ens podem equivocar en la introducció d'una fórmula, per exemple, si escrivim =ZUMA(A1:A2) el programa ens escriurà en la cel·la on hi hagi l'errada: #NOM?. La qual cosa vol dir que ens hem posat malament alguna lletra de la funció.

Altres codis d'errada serien, per exemple, en el cas d'escriure una xifra molt llarga en una cel·la i aquesta és massa estreta per mostrar la seva amplada, ens mostrarà: ### (apareixerà el nombre correcte només ampliant l'amplada de la columna corresponent).

Un altre que ens dóna errada és si intentem dividir una quantitat qualsevol per al nombre 0, el qual ens respon amb: Err:503

I una altra errada que es pot cometre és l'anomenada referència circular, que vol dir que volem sumar un rang de dades incloent-hi també el resultat de la mateixa suma. Això genera una errada anomenada referència circular: Err:522.

Ara obriu el següent fitxer enllaçat aquí i podreu veure tots els codis d'errada del programa: feu clic aquí. Aquest document ha estat extret de l'ajut del programa.

L'ús del parèntesi

De vegades ens interessa enllaçar diverses operacions juntes en una sola. Així, posarem per exemple dos temes:

• Un descompte en la venda d'un producte imaginari.
• Un IVA, o augment d'un preu inicial.

Ja sabem que hi ha maneres més completes d'obtenir aquest resultat, però ara m'interessa fer-ho més a poc a poc per poder explicar el tema dels parèntesi.

Provem primer un descompte. Observem la imatge següent:

I ara això mateix, però per veure un afegit de l'import de l'IVA:

Com podem veure en tots dos casos, l'ús del parèntesi és summament important, ja que fa que s'executi primer l'operació de dins del parèntesi (la multiplicació o * en tots dos casos) i en segon lloc la operació de fora del parèntesi, una resta en el primer cas i una suma en el segon. En el cas de l'IVA, el mateix resultat el dóna aquesta operació: =E3*1,16.

Proveu de fer-ho vosaltres en un document nou.

Copiar fórmules

Una fórmula introduïda en una posició del full hem d'entendre que actua per posició. Això vol dirsignifica que una fórmula escrita en C1 i que digui =A1+B1, en realitat cal entendre-la com "vés dues posicions a la meva esquerra" (A1) i suma-ho amb "vés una posició a la meva esquerra" (B1). Si ho entenem així, ara podem copiar la fórmula cap avalll i se'ns anirà transformant automàticament a C2 per A2+B2 , i a C3 per A3+B3, i així successivament, és a dir, la lletra es manté igual i el nombre va canviant a cada fila de la còpia. Observem les dues imatges següents, en les quals s'ha fet:

• Introducció a C1 de la fórmula: =A1+B1

• S'ha copiat aquesta fórmula cap avall mitjançant l'arrossegament de la primera cel·la o C1.

• El resultat és que la columna C expressa el resultat de les sumes de les seves respectives files A i B successivament.

Referències absolutes i referències relatives

El cas de l'exemple mostrat anteriorment podem parlar d'una fórmula que té referències relatives. Això significa que l'operació va variant automàticament a mesura que es va copiant cap avall. Per tant, la fórmula =A1+B1 que hem introduït al començament, canvia quan aquesta la situem de C1 a C2, a C3, etc.

En molts casos ens interessarà que això sigui així, però en d'altres no. Quan volem que en copiar una fórmula la referència que fa a una cel·la concreta no variï, d'això se'n diu referència absoluta. Ho veurem mitjançant l'exemple de la imatge següent:

S'ha introduït a la cel·la B17 la fórmula=A17*C14 i aquesta es vol copiar cap avall fins a B25. Si ho fem així com indica la fletxa, què passarà? Doncs que a la següent cel·la, a la B18, la fórmula se'ns ha copiat malament: =A18*C15 és el que diu, i per tant, està multiplicant 96 no pel 16 % d'IVA, sinó que ho fa per la cel·la C15, que no té cap dada. Per tant, el que ens interessaria és que la fórmula copiada a B18 no fóra =A18*C15, sinó que fos =A18*C14, és a dir, que la referència a C14 fos absoluta i no relativa. Si canviem la fórmula inicial =A18*C15 per =A18*C$15 hem fet la referència a C15 absoluta, i la podem copiar cap avall sense variacions.

El resultat el podem observar en la imatge següent:

Per tant, un $ fixa, converteix el relatiu en absolut. I, per ser més exactes, aquestes referències C$14 serien mixtes, ja que només fixa la fila, i si fos $C$14, seria absoluta, perquè fixaria tant la fila com la columna.

En conseqüència, les categories són quatre en les referències a una cel·la dins d'una fórmula:

En el cas de la fórmula de la columna C, ja no cal fixar res amb el $, ja que fa referència relativa a les columnes situades a la seva esquerra, i la fórmula =A17+B17 ja ens serveix així mateix. És una referència relativa.

I fins aquí l'explicació de la part teòrica. Ara es tractarà de posar-ho en pràctica en els apartats següents del material.