Donar format a un full de càlcul

Quan volem treballar amb el full de càlcul no només hem de saber d'operacions matemàtiques, també importa donar un aspecte formal estèticament acurat. Per una altra banda, també podem destacar parts del full que continguin dades importants, com ara resultats de fórmules, subtotals i totals... i això ho podem fer mitjançant tots uns elements que ara mateix estudiarem: colors de lletres, de fons, vores destacades, formats numèrics, etc.

Dins del menú Format del programa, hi podem trobar la majoria de les opcions que ens interessen i que ara es detallaran:

I més concretament, dins d'aquest menú, la major part dels aspectes formals del full es poden fer des de l'opció Format | Cel·les:

A la imatge anterior també hi podem accedir a partir del menú contextual del ratolí fet sobre un rang de cel·les selecionades prèviament del nostre full de treball, i seleccionar l'opció Formata les cel·les...:

Una altra manera de fer moltes de les funcions anteriors és també mitjançant la barra d'eines Formatació que aquí es reprodueix:

Ara farem una descripció de la finestra de Format | Cel·les seguint l'ordre de les set pestanyes que té: Nombres, Tipus de lletra, Efectes de lletra, Alineament, Vores, Fons i Protecció de cel·les. Són aquestes:

Pestanya Nombres

Aquest apartat és el que permet modificar, més que l'aspecte formal, el de format dels nombres dins d'un full de càlcul. Per això podem dir que és un dels més importants.

Aquestes mateixes funcions les tenim abreujadament a la barra d'eines descrita abans i concretament en els següents botons: . Tot el que no es pugui fer amb aquests, ens obligarà a entrar en aquesta pestanya de forma obligada.

Així, en el desplegable que apareix a l'esquerra d'aquesta finestra, allà on diu categoria, com es pot veure en la imatge següent, s'hi pot indicar quin tipus de dades pot tenir una cel·la concreta, que pot ser Nombre, Percentatge, Moneda, Data, etc.:

Així, uns nombres introduïts pel teclat poden variar molt segons quin format se'ls doni. A la imatge següent es pot apreciar com un rang amb les dades exactament iguals poden variar molt en funció del format aplicat . Observeu-les:

A la columna A s'han introduït aquestes xifres i tot seguit s'han copiat a les columnes B, C, D, E, F i G. Després s'ha anat donant diferents formats per poder comparar:

• A la columna B s'ha aplicat un format amb punt de milers. A la finestra del format de cel·les seleccionem el quadre corresponent: que en realitat es correspon amb el format #.##0.
• A la columna C, hi ha un format com l'anterior i també s'han aplicat dos decimals. També podem fer que els nombres negatius surtin en color vermell... com podeu observar en la imatge següent:

• A la columna D podem apreciar el format de Percentatge, que afegeix dos zeros i posa el símbol del % al darrera. Així en realitat el 16% caldria escriure'l com a 0,16 i en posar-lo en format Percentatge, ens el convertirà en 16,00%.
• A la columna E s'hi ha afegit un format de data. Cada data es representa per un nombre, sent-ne el primer l'1 de gener del 1900, es poden convertir tots en data. Així, el dia 5 de novembre de 2006 es correspon amb el . Això permet fer càlculs entre dates, com avui + 7 ens donarà per resultat la data d'una setmana a partir d'avui. Si observem la següent imatge: a la part superior hi ha la fórmula i a sota, el resultat. Com podem observar, es poden fer càlculs entre dates.
• En el cas de la columna F hi ha un format inventat. Així, si volem que només teclejant una xifra automàticament ens hi surti un textual, aquest l'hem d'introduir en l'apartat corresponent de la finestra del format de cel·les, i només ens hem de recordar de posar el textual entre cometes. Això ens estalviarà haver d'escriure la paraula patates a cada cel·la. C òmode, oi?
• Un altre és el que s'ha inclòs en la columna G, que és el monetari, on ens afegeix el símbol € de forma automàtica.

Podem jugar amb les opcions que ofereix aquesta finestra, que encara són moltes més.

Pestanyes Tipus de lletra, Efectes de lletra i Fons

En aquest cas, no caldrà una explicació tan detallada, perquè els altres programes del paquet ofimàtic de l'Open Office disposen de pantalles molt semblants a aquesta. Els botons de la barra d'eines Formata que fan una funció d'aquest tipus són:

En el primer desplegable (començant per l'esquerra) triarem el tipus de lletra, en funció de les que tinguem instal·lades al nostre ordindor. En el segon, la mida d'aquesta lletra. Després la negreta, la cursiva i el subratllat. A continuació tindrem els diferents tipus d'alineats (a l'esquerra, al centre, a la dreta i justificat o a tots dos llocs a l'hora). El botó del pot de pintura és per donar un color al fons de la cel·la i, per últim, el de la A és per donar color a la lletra. Quan polsem sobre aquests dos últims, ens surt una finestra sobre la qual podem triar el color desitjat:

Això mateix és el que podem fer també mitjançant els menús de Tipus de lletra i de Efectes de lletra i Fons amb uns desplegables que permeten introduir totes aquestes variants.

Pestanya Alineament

Pensem que per defecte els nombres o xifres s'alineen a la dreta de la seva cel·la i els textuals o lletres ho fan a l'esquerra: .

Quan volem fer algun tipus d'alineament diferent a aquest, hem de recurrir a aquesta opció, on podem donar alineats diferents tant en vertical com en horitzontal:

Aquí podem apreciar els efectes d'un quants d'aquests tipus d'alineació:

En la mateixa imatge tenim també una alineació en diagonal, és concretament la representada per aquest dibuix:

Direcció en horitzontal

Amb inclinació de 37º

I aquí sota tenim els efectes d'una i una altra direccionalitat del text escrit:

Pestanya Vores

Tot i que el full pugui mostrar o ocultar els límits de les cel·les, a banda d'això l'usuari pot posar-li diferents tipus de separacions o vores. Per ocultar o mostrar les línies de divisió del full cal anar al menú Eines | Opcions | Open Calc | Visualitza | . Normalment per treballar ens insteressa que estiguin a la vista, però pensem que en el moment d'imprimir no sortiran al paper.

Si volem posar vores a rangs o a cel·les independents, ho haurem de fer des de la pestanya Vores. Hi trobarem moltes opcions:

Aquí teniu uns quants exemples de jugar amb les distintes opcions d'aquesta finestra, canviant el color de les vores, la forma, el gruix, la posició dins de la cel·la, els ombrejats, etc.

Pestanya Protecció de cel·les

Aquesta ens dóna unes opcions molt interessants, ja que permet que protegim contra escriptura parts del full i en deixem d'altres accessibles. Així podem, per exemple:

1. Deixar accessibles aquelles parts on hem d'introduir dades directament per teclat i...
2. Protegir allà on hi hagi fórmules que ens interessi preservar de ser esborrades.

El procés de creació demana dos passos diferents que es fan per dues opcions del menú igualment distintes:

1. Primer seleccionem totes les cel·les del full que volem que quedin desprotegides al final del procés. Això es fa anant a la pestanya Protecció i desmarcant la casella que per defecte està marcada.
2. El segon pas serà protegir tot el full de càlcul i aquestes cel·les que abans hem desmarcat quedaran modificables. Per fer-ho, hem d'anar a l'opció del menú: Eines | Protegeix el document | Full i escriure posteriorment una contrasenya que caldrà repetir:

Un cop fet això, tindrem el full de càlcul protegit, i si intentem escriure en qualsevol cel·la obtindrem aquest missatge d'errada:

Només podrem escriure en les cel·les que hem alliberat en el pas 1 ja explicat.

Eina de copiar format

Una eina molt potent i fàcil d'usar és l'anomenat pinzell de format, que està representat per aquesta icona: i la funció de la qual és copiar el format que tingui una cel·la o un rang de cel·les a un altre cel·la o rang de dades. Funciona així:

1. Ens situem allà on tinguem un format que volem copiar.
2. Fem clic en aquest botó .
3. Ens situem seleccionant (pintant) la part que ens interessa tenir el mateix format que en l'inicial.
4. Tenim transportat el mateix format de l'inici a una destinació (ens copia les vores de la cel·la, el color de fons, el format numèric, etc.).

Formatació automàtica

Després de tant de parlar i parlar, resulta que hi ha una eina que ho fa gairebé tot d'una manera automàtica, és la que trobem al menú Format | , que ens mostrarà una galeria de formats aplicables a una selecció de dades prèvia. Així, a la imatge següent podrem triar entre molt models:

Aquest format triat converteix el full de treball de la imatge anterior en un aspecte semblant a això:

I ara us toca a vosaltres practicar.