Com dèiem en la unitat anterior, les Bases de Dades són productes de la informàtica. Estan relacionades directament amb els ordinadors i els programes informàtics de gestió de dades o gestió de la informació.

En aquests programes, les dades es distribueixen en magatzems que diem Taules.

Per mitjà d'una eina molt potent anomenada Consulta, les taules es poden filtrar i gestionar per produir Informació.

Amb altres eines, com els Formularis i els Informes, podem crear formats diversos per presentar la informació en pantalla o per imprimir-la.

Taules, Formularis, Consultes i Informes són el que anomenem Objectes d'una base de dades. Aprendre a treballar amb bases de dades és en realitat aprendre a treballar amb taules, formularis, consultes i informes; i això és el que farem en aquesta i en les properes unitats.

Aquí teniu una primera idea o definició de la funció de cadascun d'aquests Objectes:

• Taules: Són els magatzems de dades. La resta dels objectes treballen a partir de les taules. Sense les taules, la resta no funciona.
• Formularis: Aquest objecte té, bàsicament, la funció de facilitar la introducció o modificació de dades en les taules, però també pot servir per presentar la informació en pantalla de una manera un xic més agradable.
• Consultes: Serveixen per fer preguntes a les taules i obtenir les respostes que necessitem. Extrauen de les taules les dades concretes que li demanem. Aquesta és una eina molt important i potent i d'ella endepèn l'eficàcia real de la base de dades. Per mitjà de les consultes gestionem la informació d'una manera intel·ligent.
• Informes: És una eina per preparar dades o informació destinada a ser impresa en paper.

La finestra principal del gestor del OpenOffice Base, a més de les ben conegudes barres de menú, de eines i d'estat que ressaltarem en l'apartat següent, ens presenta tres àrees específiques de treball:

1. En la part esquerra hi trobem les quatre icones corresponents als Objectes dels quals hem parlat abans: Taules, Consultes, Formularis i Informes.
2. L'àrea superior permet accedir ràpidament a les Tasques disponibles, en funció de l'objecte seleccionat, com ara crear taules, dissenyar consultes, dissenyar formularis, etc.
3. I la inferior ens mostra els elements disponibles ja creats per a cadascun dels objectes. Si tenim seleccionat l'objecte Taules, en aquesta secció mostrarà tots els noms de les taules que hàgim creat. Si seleccionem l'objecte Informes, aquí veurem tots els informes que hem creat, etc.

Del magatzem d’una base de dades en diem “taula”. La Taula és la unitat d’emmagatzematge amb les seves files i columnes i les corresponents interseccions, les cel·les, que contenen cada unitat d'informació o dada.

Si és una base de dades molt senzilla pot tenir només una taula, però el més freqüent és que les dades estiguin organitzades o agrupades en més d’una taula.

Els elements bàsics d’una taula són els Registres (files) i els Camps (columnes).

La imatge següent us presenta la vista habitual d’una taula.

Podem escriure qualsevol tipus de dada en les cel·les d'un camp?

Podem escriure paraules, nombres, dates, un text llarg o una imatge en qualsevol cel·la?

No, normalment, no. En una taula els camps es dissenyen per contenir un tipus determinat de dades amb unes característiques concretes. Així, un camp pot estar definit per contenir dades de text, dades numèriques, dates, imatges, hipervincles, etc. de manera que si està definit com a camp "numèric" i intentes introduir-hi una paraula no l'acceptarà i, si està definit com a "data", vol dir que només acceptarà que escriguis nombres amb el format de data, com ara 27/09/56 o 27-09-56. Quan un camp està definit com a "text" accepta que escriguis tant lletres com nombres.
Més endavant, en la Pràctica 2, tindràs ocasió de comprovar-ho.

Amb això ja tenim les bases teòriques suficients i passarem a veure tot això a la pràctica.

Només fem una petita referència a la clau o identificador per tal que sigui, a poc a poc, un concepte familiar per a vosaltres, ja que és un element important per treballar amb les taules i és determinat quan treballem amb taules relacionades com veurem més tard.

Una clau o identificador és una manera d'identificar d'una manera única cada registre de la taula perquè no pugui haver-hi registres duplicats. Per això, cal definir un camp com a Camp clau que queda assenyalat amb aquest símbol .