El que hem treballat fins ara està relacionat bàsicament amb la introducció i l'emmagatzematge de les dades. Hem creat taules i hem aprés a crear i utilitzar Formularis per fer més senzilla i intuïtiva la tasca de la introducció de noves dades i més atractiva la seva visualització. Hem aprés a construir el magatzem, a organitzar les dades i a omplir-ho.

Normalment, tot això es fa amb la finalitat de poder treballar després amb les dades emmagatzemades. La seva finalitat és obtenir respostes a preguntes que puguem fer-li en un moment determinat. En la base de dades que hem creat hem introduït "dades" i ara ha de tornar-nos "informació", dades amb significat concret, respostes. És a dir, ara volem accedir a les dades i obtenir una informació concreta. Això ho farem a través de les Consultes.

Per cercar informació podríem obrir les taules i buscar-la o utilitzar els formularis i mirar tots els registres fins trobar-la. Si la base de dades és petita i tenim poques dades pot ser no tindrem problemes per trobar el que busquem. Si a la base hi ha moltes dades, aquest sistema serà lent i poc eficaç. Si fem servir les opcions de filtrat l'eficàcia serà més gran però els programes de gestió de dades posen a la nostra disposició una eina realment potent i eficaç per recuperar de manera intel·ligent la informació que conté la base de dades: Les Consultes.

El segon objecte que trobem a la finestra del gestor de l'OpenOffice Base és Consultes i la seva finalitat és accedir de forma eficaç i intel·ligent a les dades.

Crear una Consulta és, senzillament, una forma de fer una pregunta a la base de dades i d'establir els criteris, condicions o filtres necessaris per obtenir la resposta. Quants CDs ting dels anys 70?, Quins CDs tinc de Serrat? Vull un llistat dels CDs de "salsa" que tinc, etc. Però l'ordinador, en realitat, no sap respondre a preguntes. Som nosaltres els que hem d'obtenir les respostes filtrant la informació. Per això, hem d'assenyalar la taula o taules on està la informació i establir els filtres o criteris necessaris per obtenir només aquella que dòna resposta a les nostres preguntes. Si volem saber els títols dels Cds que tenim de Eric Clapton hem de crear la Consulta (pregunta) dient-li on ha de buscar (taula o taules), quins criteris ha de seguir o quins filtres ha posar, etc. La resposta a la nostra pregunta la trobarem en el resultat obtingut a l'executar la consulta i l l'exactitud i fiabilitat d'aquesta resposta dependrà de la nostra habilitat a l'establir els criteris i filtres.

Per això, decidir els criteris, els filtres o les condicions per buscar la informació que desitgem i conèixer les eines que l'openOffice ens ofereix per establir aquests criteris és el més important quan volem fer una consulta i això serà l'objectiu principal d'aquesta unitat.

Les Consultes es guarden amb un nom, per exemple "Cds de Eric Clapton", que veurem ara quan seleccionem l'objecte Consultes i cada vegada que l'obrim (l'executem) ens tornarà la llista actualitzada dels CDs si hem afegit nous títols o suprimit alguns d'ells en la taula "cd".

Una consulta sempre mostra la informació que hi ha en la taula o taules corresponents, en el mateix moment que l'obrim o l'executem, no la que hi havia en el moment que la vam crear.

Abans de començar a treballar amb criteris, condicions, operadors, etc. farem una ullada a la finestra de treball i dissenyarem una consulta senzilla com exemple previ.

Com pots veure a la figura 6.2, la finestra de disseny d'una consulta té dos zones separades per una barra. Si situem el cursor sobre aquesta barra de separació i quan es transformi en una doble fletxa cliquem i arrosseguem, podem ampliar o reduir l'espai dedicat a cada zona.

La zona superior és l'Àrea de taules. Aquí diem en quines taules ha de buscar la informació. Aquesta zona mostra les taules seleccionades per a la consulta i la seva llista de camps. Si volem afegir més taules farem servir la icona "Afegir taula" de la barra de eines "Disseny".

La zona inferior és l'Àrea de criteris. És una quadrícula on trobem els elements necessaris per a definir la consulta. En l'exemple següent veuràs la seva funció.

1. Punt de partida: Tenim una base de dades amb informació sobre les comarques de Catalunya: nom, extensió, habitants, clima, conreus, ramaderia, indústria, etc.
2. La pregunta: Volem saber quines comarques de Barcelona amb menys de 150000 habitants tenen industria tèxtil.
3. Procediment: Cliquem sobre l'objecte Consulta/Crea una consulta en vista disseny.

Dissenyem la pregunta o consulta així:

Aquests han estat els diferents passos del disseny:

• Quan cliclem en Crea una consulta en vista disseny s'obre la finestra de disseny de consulta i una altra finestra més petita amb totes les taules que hi ha en la base de dades. En aquesta segona finestra hem seleccionat la taula que conté les dades que ens interessen, Comarques1, i la hem tancat. Ara, a l'Àrea de taules de la finestra de disseny de consultes queda una petita finestra amb el nom de la taula seleccionada i tots els camps que conté.
• En aquesta finestra de la taula seleccionada, comarques1, hem fet doble clic sobre els camps que necessitem per trobar la resposta al que volem saber i en la fila Camp apareixen els noms dels camps que cliquem, NOM_COMARCA, CODI_PROVÍNCIA, HABITANTS, etc. al mateix temps que en la fila Taula apareix el nom de la taula que estem fent servir, Comarques1.
• Les files Criteri (totes les últimes) són las files clau per obtenir el que busquem. En la primera hem establert els filtres que considerem suficients: que el CODI_PROVÍNCIA sigui "BCN", que els HABITANTS siguin menys (<) de 150000 i en el camp INDUSTRIA hem escrit el criteri "Tèxtil".
• A la fila Visible, els petits quadres marcats o desmarcats estableixen si el camp serà visible o estarà amagat en el resultat final de la consulta. Hem desmarcat amb un clic el camp CODI_PROVÍNCIA i el camp INDUSTRIA ja que són camps que necessitem per filtrar la informació però en el resultat final nomès volem que ens mostri el nom de la comarca, els habitants i la capital.
• Finalment hem clicat en la icona Executa la consulta (marcada en vermell en la imatge) i ens ha presentat aquesta vista prèvia:

• Si volem guardar el resultat de la consulta li posarem un nom quan la tanquem: "Comarques de Barcelona amb indústria tèxtil i menys de 150000 hab."
• La resta de les files no les hem fet servir però pots deduir que a la fila Alies podem posar un nom alternatiu al nom del camp i aquest nom serà el que veurem en el resultat de la consulta. Si en la fila Alies posem Comarca i Província, en la consulta sortiran aquests noms en lloc de NOM_COMARCA i NOM_PROVÍNCIA. En la fila Ordenació podrem establir si volem les dades del Camp sense ordre, en ordre ascendent o en ordre descendent. La fila Funció en ofereix possibilitats de fer certes operacions amb les dades, com sumes, mitjanes aritmètiques, valors màxims o mínims, etc. Aprofundirem en totes aquestes possibilitats en les pràctiques d'aquesta unitat.