L'objecte Informes és el recurs que has d'utilitzar si vols preparar informació per imprimir.

Aquest objecte t'ofereix diferents opcions per a dissenyar els documents en format paper en els que vols presentar determinada informació. És a dir, Informes és sinònim d'informació impresa. Quan fas el disseny d'un informe has de decidir què informació vols que es vegi en el paper i utilitzar les eines de Format i Edició de textos per a donar-li l'aspecte visual que vulguis.

L'elaboració d'un Informe amb informació estreta d'una base de dades ha de cuidar la correcció ortogràfica, l'aspecte visual, la distribució de les dades en l'espai, etc.

En el primer pas, l'auxiliar ens pregunta quins camps volem incloure a l'informe. Quan seleccionem en el desplegable la taula o la consulta on estan les dades que volem imprimir apareixen en la finestra "fitxers disponibles", els camps d'aquesta taula o consulta.

Si volem la informació de tots els camps cliquem el segon botó i els camps passen automàticament a la segona finestreta "Camps de l'informe". Si volem només la informació de uns camps concrets, seleccionem cada camp i el passem a la finestreta dels camps de l'informe fent clic al primer botó o fent un doble clic sobre el propi nom del camp.

Si més tard volem eliminar algun dels camps seleccionats per l'informe, marquem el seu nom a la finestreta de la dreta i el tornem a la de l'esquerra amb els botons contraris (tercer i quart botó).

Ja hem decidit la informació que volem presentar i alguns aspectes sobre de la seva distribució, ordenació o agrupació. Ara, en el següent pas podem triar formats i elements de disseny sobre l'aspecte visual del document imprès.

Arrivaràs a una idea més clara sobre les possibilitats d'aquest pas en el apartat de les pràctiques d'aquesta unitat.

Desprès d'introduir un nom o títol per al informe tenim l'opció de seleccionar "Informe estàtic" o "Informe dinàmic". Què vol dir això?:

Si triem el primer, informe estàtic, es crearà un informe amb les dades seleccionades que no canviarà si més tard es canvien dades en la taula d'origen. La informació d'aquest informe serà sempre la mateixa.

Si triem el segon, informe dinàmic, les dades sempre estaran actualitzades. Si afegim registres o canviem dades a la taula d'origen, aquests canvis es mostraran també a l'informe la propera vegada que l'obrim per imprimir. La informació de l'informe canvia, en aquest cas, cada vegada que fem modificacions en la taula d'origen de les dades.

En l'exemple de l'informe sobre la taula de comarques de Catalunya, com que la informació que conté és molt estable podríem triar "Informe estàtic", però si l'informe ho fem sobre una base de dades dels CDs de música que tenim serà millor triar l'opció de l'informe dinàmic ja que aquesta base de dades l'actualitzarem cada vegada que adquirim un de nou. Així aquests informes estaran sempre actualitzats per a imprimir en qualsevol moment.

Si triem l'opció de Informe dinàmic tenim la possibilitat de crear l'informe en aquest mateix moment o modificar el seu disseny. En aquest últim cas s'obrirà l'editor Writer i podrem modificar i millorar l'aspecte de l'informe amb totes les eines de dibuix, formats, columnes, etc. que ens ofereix.

Tanmateix, podem modificar el disseny de l'informe en qualsevol moment clicant amb el botó dret del ratolí sobre del nom de l'informe i seleccionant Edita en el menú contextual que apareix.