|
b) Objectius terminals. Identificar les funcions i les característiques dels diversos tipus de secretariat en relació amb les funcions de direcció de diferents àmbits o àrees, a partir de l'anàlisi de l'estructura organitzativa. Establir de forma gràfica, la distribució física dels elements materials i dels mitjans humans, i els fluxos d'informació i de relacions d'un servei de secretaria, segons criteris d'ergonomia i fluïdesa de treball. Planificar les tasques diàries, setmanals, mensuals i anuals d'un servei de secretaria, amb assignació de recursos i temps, segons les prioritats establertes i la tipologia de treball, periòdic, intermitent o puntual, amb el suport de l'agenda convencional i electrònica. Reajustar la planificació de les tasques programades en l'agenda i de les tasques delegades que no s'han desenvolupat en la forma prevista, segons les prioritats definides. Determinar les tècniques de dinamització i de funcionament del grup en reunions de treball, segons l'etapa de la reunió, la tipologia dels participants i la finalitat o objecte de la reunió. Determinar els recursos humans i materials necessaris i la forma d'organitzar l'espai i la recepció d'una reunió o qualsevol acte propi de les funcions del servei de secretariat, d'acord amb les característiques de l'acte, el tipus d'organització i les normes de protocol. Elaborar amb rigor i pulcritud, la convocatòria, la confirmació dels assistents i la documentació a lliurar en la forma i temps establert. Determinar el cost estimatiu d'una reunió, d'una entrevista o d'un acte protocolari i l'ajustament en els límits establerts. Identificar les diferents modalitats de viatges i les activitats associades, i identificar els elements a tenir presents en la preparació i organització segons el tipus d'organització, el motiu del viatge, el país i les persones que el realitzin. Establir l'itinerari clar i exacte d'un viatge, el programa d'activitats i l'agenda de treball segons les prioritats de l'objectiu, el cost i el temps establert per l'organització. Organitzar amb eficàcia els aspectes formals, els tràmits documentals i les formalitats que cal observar en un viatge nacional i/o internacional segons les normes de protocol i de trànsit internacional i d'acord amb el programa d'activitats i l'agenda de treball establerta. Comprovar i corregir l'exactitud de la documentació, els continguts de cada document que cal lliurar en una reunió, en una entrevista, en un viatge o en un acte protocolari. Actuar davant els imprevistos que es plantegin en l'organització dels viatges, de les reunions i dels actes protocolaris, de forma eficaç i dintre les seves responsabilitats. Identificar el paper, les competències i les limitacions del lloc de treball de la professió de secretaria dintre de l'organigrama de l'empresa i/o institució. Relacionar les tasques i el treball delegat al personal al seu càrrec, amb el perfil i les actituds professionals dels recursos humans disponibles. Decidir les tècniques de motivació per millorar l'ambient de treball i el compromís amb els objectius de l'organització. Transmetre les ordres, els missatges i els objectius al personal al seu càrrec, de forma sintètica, comprensible i pel mitjà més adequat. Valorar el comportament personal i la motivació del personal al seu càrrec segons les funcions i les tasques delegades a partir dels sistemes de supervisió i control. c) Continguts de fets, conceptes i sistemes conceptuals. 1. Models organitzatius d'entitats públiques i privades: Tipus d'entitats: empresa privada, administracions públiques, fundacions i institucions. Organigrames funcionals. Circuits de comunicació dins els organigrames. Funcions administratives en un despatx, en un departament i en una oficina. 2. Tasques del servei de secretaria: Els departaments de l'empresa i/o organització. Tipus de servei de secretariat atenent a les diferents àrees funcionals o les línies d'autoritat i responsabilitat. Ètica professional: codi deontològic. Organització física del departament: la distribució dels elements físics i humans, els principis d'eficàcia, de racionalitat i d'ergonomia. Planificació i periodificació de tasques: funcions, integració, flexibilitat i seqüencialització Els recursos humans i materials a cada tasca: accions, criteris d'assignació. Tècniques de control del temps: diagrames, mesura, desviacions. L'agenda pròpia i del departament: mitjans, sistemes d'organització i de seguiment. 3. Viatges i intercanvis comercials amb altres països: Reserves i gestió de viatges: conceptes i tipus. Allotjament: tipus i ofertes. Legislació sobre viatgers en trànsit. Normes comunitàries, estatals i autonòmiques sobre viatgers. Divises i canvis: canvi, xecs de viatge i targetes crèdit, limitacions legals i tràmits duaners. Drets del viatger. Assegurances de viatges. Consulats i ambaixades. Documents acreditatius del dret d'ús del servei de viatge. 4. Actes socials i reunions: Actes públics i privats: tipologia. Les normes de protocol nacionals i internacionals: tractament, ubicació i prioritats. La preparació d'actes i reunions: definició dels objectius, convocatòria, mailing, ordre del dia, lloc, assistents i agenda de l'acte. El cost d'un acte o reunió: elements, estimació, presentació. El paper de la secretaria en els actes i en les reunions: suport logístic. La documentació: tipus, formes de presentació i revisió. Actes i resum de reunions: model, estil. 5. L'organització dels recursos humans: Les relacions de treball en els diferents nivells funcionals de l'empresa o organització. El treball en equip: la distribució de tasques i la delegació de responsabilitats. Sistemes i criteris d'organització del treball de secretaria. Lideratge: teories, estils de direcció. El principi de Peter. La motivació d'equips humans: la supervisió i la valoració de tasques i de resultats. d) continguts de procediments. 1. Organització del treball de secretaria: Definició de l'estructura organitzativa i de les funcions. Concreció de les línies d'autoritat i de responsabilitat del personal adscrit. Fixació de les finalitats i de les tasques de l'àrea de secretaria. Concreció de les funcions delegades. Comunicació de les funcions i tasques. Seguiment i control de treball. 2. Organització de l'agenda de direcció: Identificació dels aspectes que ha d'incloure l'agenda. Determinació dels recursos materials i humans necessaris. Prioritat de les accions. Delegació d'actuacions. Reajustament constant segons necessitats. 3. Preparació de reunions, d'entrevistes i d'actes protocolaris: Identificació de les finalitats de l'acte. Interpretació de les normes de les fórmules de protocol, segons el país i les persones. Elaboració i distribució de la convocatòria. Determinació de la informació que s'ha de lliurar. Previsió dels recursos necessaris. Comprovació de la documentació i del material. Organització de l'espai. Control i seguiment del desenvolupament de l'acte. 4. Organització de viatges nacionals i internacionals: Identificació de la finalitat i de les altres premisses del viatge. Concreció dels elements bàsics sobre costos, mitjans de transport, temps i requisits formals. Interpretació del protocol i de la documentació necessària. Obtenció d'informació sobre tarifes, itineraris i límits de reserva. Determinació de l'itinerari, del programa i de les normes de protocol. Previsió de possibles alteracions o canvis. Formalització de les accions documentades. 5. Elaboració de la documentació de l'àrea de secretaria: Identificació de la informació o de la documentació que s'ha de lliurar o presentar. Recerca i obtenció de les dades i dels documents necessaris. Determinació de la forma de classificació, presentació i distribució. Redacció de cartes de presentació, de convocatòries o d'altres documents. Revisió del contingut, de l'ortografia, de la sintaxi i de la presentació. Comprovació del lliurament. 6. Control i seguiment del temps: Identificació de les tasques que cal controlar. Determinació del diagrama de control i dels paràmetres de mesura. Estimació del temps previst. Registre del temps real. Valoració de les desviacions. 7. Presa de decisions sobre contingències en el seguiment de l'agenda o en l'organització d'un viatge: Obtenció d'informació sobre la contingència produïda. Determinació de les alternatives per esmenar la contingència. Selecció de l'alternativa més adequada. Seguiment i control. 8. Càlcul de costos d'actes i reunions: Identificació dels paràmetres i de les variables. Obtenció d'informació econòmica de cada una de les variables. Determinació de l'esquema del pressupost. Selecció de l'aplicació informàtica adequada per a l'elaboració. Realització de les operacions. Edició i presentació del pressupost. 9. Gestió dels recursos humans en l'àrea de secretaria: Concreció de les funcions, de les tasques i de les responsabilitats de les persones del grup humà. Comunicació dels objectius de l'organització. Harmonització d'idees i d'objectius. Motivació en l'execució de tasques assignades. Control i seguiment de les tasques realitzades. e) Contingut d'actituds. 1. Optimització del treball: Eficàcia en l'estructuració del treball de secretaria i en l'organització de viatges i actes protocolaris assignats al treball de secretaria. Eficiència en la planificació i en el seguiment de l'agenda de treball pròpia i del departament. 2. Ordre i mètode de treball: Seqüència de les tasques coherentment i amb els objectius previstos. Seguiment de les normes de protocol en els actes, en les reunions i en les entrevistes. Pulcritud en la presentació de la documentació. 3. Direcció de recursos humans: Coordinació de tasques entre l'equip de treball o les persones que intervenen en un acte protocolari. Delegacions de funcions a les persones al seu càrrec. 4. Compromís amb les obligacions associades al treball: Puntualitat en la realització de les tasques assignades. Acceptació de les normes i de les tasques assignades individualment i a les persones de l'equip de treball. 5. Treball en equip: Interès per les opinions, habilitats i característiques personals dels membres del departament. Disposició a aprendre dels altres. 6. Independència en l'execució del treball: Autonomia en l'organització i planificació del treball de secretaria, dels actes protocolaris i dels viatges. Presa de decisions pròpies per resoldre contingències en la gestió de l'agenda. 7. Interès per les relacions humanes: Flexibilitat i tolerància en les relacions interpersonals. Cordialitat en la transmissió d'instruccions i ordres al personal al seu càrrec. Motivació i persuasió de l'equip de treball en la realització i/o organització de les activitats i dels actes. 8. Mentalitat emprenedora en les tasques i accions: Recerca de noves maneres d'organitzar el treball, l'agenda o la programació d'un viatge. Motivació per emprendre tasques i abordar situacions noves. 9. Valoració de resultats: Actitud crítica amb el treball propi i amb el funcionament del departament. Valoració de la qualitat del treball propi i del col·lectiu.
Valoració del cost dels resultats segons les
decisions preses. |
