Els sistemes informàtics de gestió de la informació poden ser eines molt poderoses. Normalment aquests sistemes s’utilitzen únicament per a enregistrar dades concretes (com ara dades econòmiques, adreces i qualificacions d’exàmens) però algunes escoles estan començant a utilitzar-los per obtenir més informació de base abans de prendre decisions.

Es poden emprar aplicacions financeres per posar a prova diferents planificacions econòmiques, com la contractació de professors addicionals o ajudants, o la destinació de pressupost a diverses àrees de l’escola, i per predir els possibles efectes de l’estalvi o de la despesa abans d’assignar els fons.

Si el sistema manté dades concretes i rellevants, l’historial dels alumnes pot servir per a garantir que els recursos es corresponguin amb els grups i les necessitats dels alumnes. A més, el sistema pot beneficiar el personal alliberant-lo de la realització de tasques pesades i entretingudes com per exemple la confecció de llistats alfabètics i estadístiques.

Les aplicacions de control d’assistència poden ser efectives per reduir les tasques administratives. També es poden utilitzar per a diagnosticar àrees problemàtiques i per ajudar en el funcionament de l’aula i dels grups d’alumnes.

Aplicacions d’avaluació poden ajudar en la compilació d’estadístiques i en la redacció d’informes.

Les escoles on s’aprofiten més els sistemes de gestió informatitzada són aquelles on el personal que recull la informació pot veure i utilitzar els resultats del seu treball.

Els esforços del director i de l’equip directiu perquè els sistemes de gestió de la informació ajudin al personal en les tasques administratives, beneficien directament les activitats d’ensenyament i d’aprenentatge que tenen lloc a l’escola.