Accessos directes (2): Calendari i llibreta d'adreces
Calendari
El sistema Synergeia inclou un pràctic calendari, al qual s'hi accedeix clicant la icona corresponent d'accessos directes o bé seleccionant al menú "IR A -> CALENDARIO" de la barra de menús en la nostra pàgina d'inici. El següent calendari correspon al mes d'abril de 2004. Per desplaçar-se en el temps, cal clicar a les fletxes que hi ha a l'esquerra i a la dreta d' "Abril 2004". En aquest moments el calendari, per a aquest mes, està buit, no hi ha cap cita:
Aquesta vista correspon a la vista mensual, però es pot canviar a vista diària, setmanal, mensual, trimestral o anual. Per canviar les vistes (i també altres opcions del calendari), cal seleccionar VER de la barra de menús del calendari. Apareixerà aquest menú:
Semana: Vista setmanal (clic aquí per veure com és)
Mes: Vista mensual (per defecte)
Cuarto: Vista trimestral
Año: Vista anual (clic aquí per veure com és)
Contenidos: Apareix un llistat amb totes les cites a les quals hi estem convidats amb informació corresponent a aquestes cites
Entradas: Podem indicar al sistema Synergeia quines entrades volem veure en el nostre calendari (per defecte, totes excepte "Información", "Fecha" i "Descripción"
Escala: podem triar tres mides de calendari (petit, mitjà i gran)
Esquema de colores: podem triar entre tres combinacions de colors per a mostrar el calendari.
Shorcuts: Oculta o mostra les icones de dreceres en la pàgina del calendari (normalment:
,
i
)
Destacar Fines de Semana: Si s'activa aquesta opció, els dissabtes i els diumenges apareixen en una tonalitat diferent.
Saltar Fin de Semana: Si s'activa aquesta opció, els dissabtes i diumenges NO apareixen al calendari
Encoger columnas: Amb aquesta opció activada, les columnes es fan més estretes
Mostrar Periodos: Mostra els períodes.
Per canviar a la vista diària (no apareix als menús), només cal clicar el dia desitjat en el calendari (sigui quina sigui la vista). De la mateixa manera, per accedir a la vista setmanal, mensual o anual només cal clicar el número de setmana, el nom del mes o el número d'any en el calendari, sigui quina sigui la vista.
Les cites en el nostre calendari poden aparèixer de dues maneres diferents:
nosaltres mateixos creem una cita
algú ens convida (cita col·lectiva): haurem d'acceptar o rebutjar la invitació.
Crear una cita
Una cita ha de contenir, com a mínim, una data i un nom, encara que es pot afegir informació addicional com ara la categoria de la cita, una descripció,la localització... A més, les cites poden gestionar una llista de participants convidats amb l'estatus associat: convidat, ha acceptat, ha rebutjat (quan convidem a algú a una cita col·lectiva podrà acceptar o rebutjar la nostra invitació i la seva decisió quedarà registrada en la nostra cita i, mentre no l'accepti o rebutgi, el participant convidat apareixerà com a "convidat").
Per crear una cita, s'ha de clicar
en el dia corresponent. Apareixerà una pantalla on haurem d'introduir les dades de la cita:
Nombre: Cal introduir un nom identificatiu per a la cita.
Fecha/Hora: S'ha de seleccionar la data i hora d'inici i la data i hora final.
Zona horaria diferente: Cal seleccionar la zona horària corresponent.
Participantes: Si és una cita col·lectiva, s'han de seleccionar els participants. A la casella "Especifica una lista de direcciones de correo electrónico separadas por comas" es pot afegir el correu-e dels membres, en comptes de seleccionar els seus noms d'usuari de la llista mostrada. Si s'escriu cap correu-e que no correspongui a un usuari registrat del sistema, sortirà una pantalla d'error.
Notificación por correo electrónico: Si es marca aquesta casella, els participants convidats rebran una notificació per correu-e de la cita (NO la rebran si van ser registrats al sistema Synergeia SENSE adreça de correu-e). Hi ha l'opció d'afegir una nota personal al correu-e ("adjuntar nota personal").
Ampliación de propiedades: Es pot afegir més informació sobre la cita: una descripció de la cita, informació sobre la localització de la cita, l'estatus de la cita o la informació sobre el programari que cal usar en la cita per a una reunió sincrònica (no recomanat). Per a afegir aquesta informació extra, cal seleccionar "Descripción", "Localización", "Estatus" o "Herramientas", respectivament, i després clicar a "Añadir"
A la casella extra de descripció tenim la possibilitat d'escriure una descripció de l'esdeveniment i també de seleccionar la categoria de l'esdeveniment: "personal", "citas", "negocios", "reunión", "otros", "vacaciones", "llamada telefónica" o "viaje".
A la casella extra de localització, podem especificar on tindrà lloc la cita.
A la casella extra d'estatus podem seleccionar una d'aquestes quatre opcions: "tentativa" (si la cita és una proposta), "confirmado" (la cita està confirmada), "cancelado" (la cita s'ha cancel·lat) o "automáticamente" (l'estatus de la cita romandrà com a "indefinido" fins que tots els participants hagin confirmat o rebutjat la seva participació a la cita).
Un cop afegida la cita, aquesta apareixerà al nostre calendari:
. En la vista diària quedaria així:
i veiem que apareixen les icones de esdeveniments corresponents (en aquest cas, només
). La icona
ens informa que és una cita col·lectiva (fent clic a aquesta icona ens informaria de qui està convidat)
Passant el ratolí per sobre el nom de la cita (en aquest exemple "Examen Química Analítica") sortirà un quadre amb un resum de la informació de la cita:
Si fem clic al botó d'acció
de la cita apareix un menú amb les següents opcions (si som els propietaris -creadors- de la cita i ens hem auto-convidat):
Open: Obre la cita (té el mateix efecte que fer clic en el nom de la cita). Ens dirà qui ha acceptat i/o rebutjat la invitació.
Actualitzar: la dóna per vista.
Historia: Llista de moviments relacionats amb la cita.
Información: Dóna els detalls i els drets d'accés a la cita.
Confirmar: Confirma la nostra participació a la cita.
Declinar: Rebutja la nostra participació a la cita.
Editar: Ofereix la possibilitat de fer canvis en tots els apartats, en el nom, la data/hora, la descripció, la localització, els participants, l'estatus de la cita o de configurar un recordatori.
Adjuntar: permet afegir un document o una URL (adreça web) a la convocatòria de la cita.
Acceso: permet modificar els drets d'accés i rols, així com canviar el propietari de la cita (no recomanat).
Copiar: Permet copiar la cita.
Cortar: Permet tallar la cita.
BORRAR: Envia la cita a la paperera (la cita continuarà apareixent a la resta de membres fins que no s'hagi esborrat de la paperera). Per anul·lar una cita, és millor editar la cita i canviar l'estatus a "cancelado" que no pas esborrar-la. A més, és convenient avisar als membres convidats ja que el sistema Synergeia NO els avisarà automàticament de la cancel·lació.
Algunes d'aquestes opcions també apareixen al multimenú del calendari:
Si som els propietaris (creadors) de la cita, però NO ens hem auto-convidat, llavors NO apareixeran les opcions "Confirmar" ni "Declinar" del menú anterior.
Als membres que hàgim convidat en la cita, els hi apareixerà automàticament la cita en els seus calendaris. Si fan clic al botó d'acció de la cita (
A més del calendari personal, hi pot haver-hi calendari de CURSOS i calendari de GRUPS (dins els cursos).
Per crear un calendari de CURS (opció disponible només per al professorat), cal anar a la pàgina principal del curs i seleccionar "PRINCIPAL -> NUEVO -> CALENDARIO DE GRUPO" de la barra de menús. Apareixerà com un objecte en la pàgina principal del curs i amb la icona
. El/La professor/a podrà afegir cites, invitant als alumnes que consideri necessari. Les cites afegides apareixeran tant al calendari de CURS com al calendari PERSONAL de cadascun dels convidats a la cita.
Per crear un calendari de GRUP, cal entrar dintre del grup i seleccionar "PRINCIPAL -> NUEVO -> CALENDARIO DE GRUPO" de la barra de menús. Apareixerà com un objecte en la pàgina principal del grup i amb la icona
Llibreta d'adreces (Gestió de l'alumnat)
El sistema Synergeia emmagatzema en la llibreta d'adreces
les dades dels usuaris del nostre espai (en principi, la llibreta d'adreces dels alumnes està buida). Per tal d'accedir a a llibreta d'adreces, cal clicar la icona d'accés directe corresponent o bé seleccionar "IR A -> LIBRO DE DIRECCIONES" de la barra de menús. L'aspecte que té, un cop registrat l'alumnat, seria el següent:
Les entrades en la nostra llibreta d'adreça es comporten com a objectes, és dir, es podran copiar, tallar.... i tindran el seu botó d'acció corresponent (
). Cada entrada en la nostra llibreta ve precedida per una icona, el color de la qual indica el rol d'aquesta persona:
color groc, si es tracta d'un estudiant
color vermell, si es tracta d'un professor
Aquest color correspon al rol amb el qual es van registrar al sistema Synergeia (només es pot registrar al sistema Synergeia com a estudiant o professor). Això és independent del rol que després tinguin en cursos i grups. Per exemple, si vam convidar a registrar-se a usuari com a alumne, SEMPRE apareixerà en groc en la nostra llibreta d'adreces, encara que després tingui el rol de "mentor" o "profesor" en un determinat curs. De la mateixa manera, una persona registrada al sistema Synergeia com a professor, sempre apareixerà en la nostra llibreta d'adreces en color vermell, encara que tingui el rol d'alumne o d'invitat en un curs. Una diferència entre una persona registrada com a alumne/a i que després té el rol de professor en un curs, i una persona registrada directament com a professor (i que té el rol de professor en aquell mateix curs), és que aquesta darrera pot crear CURSOS i la primera, no.
En realitat existeix un tercer color d'icona en la llibreta d'adreces: taronja (
), que correspon a aquells membres (alumnes o professors) que hem registrat a través de "PRINCIPAL -> NUEVO -> COMPARTIR" de la barra de menús de la nostra pàgina d'inici (és a dir, registre amb adreces de correu-e). El color taronja de la icona canviarà a vermell o a groc quan el membre completi el seu procés de registre, segons hagi estat registrat amb el rol de professor/a o d'alumne/a, respectivament.
El botó d'acció
Open: Obre l'entrada de la llibreta (equivalent a fer clic en la icona
Actualizar: Ens donem per assabentat dels esdeveniments que tingui aquest objecte i desapareixeran.
Historia: L'única informació que acostuma a donar aquesta opció és la data de registre de l'usuari.
Contenido: Mostra els objectes que pugui tenir aquest usuari.
Contacto: Mostra informació de contacte d'aquest usuari.
Preferencias: Permet canviar les preferències d'aquest usuari.
Detalles: accedeix a la pàgina d'entrada de les dades personals. Important: Si es van registrar alumnes SENSE adreces de correu-e, NO es podrà afegir ni canviar l'adreça de correu-e que apareix com a pròpia de l'alumne (que serà la del/de la professor/a que el va registrar).
Comunicación: Permet canviar els detalls per a la comunicació síncrona (no recomanat).
Cambiar Password: Permet canviar la contrasenya (cal escriure l'actual).
Eventos por Defecto: Permet canviar els esdeveniments dels quals informarà el sistema Synergeia mitjançant les icones d'esdeveniments (la columna "Informe diario" no té cap ús si els alumnes es van registrar SENSE correu-e, ja que no en rebran mai cap correu-e del sistema Synergeia ja que no tenen associada una adreça de correu-e vàlida i personal).
V-Card: Descarrega la informació de contacte en un arxiu .vcf.
Eventos: Indica els esdeveniments sobre els quals informarà el sistema Synergeia a aquest usuari.
Eliminar: ELIMINA totalment l'entrada d'aquest objecte en la nostra llibreta (no la mou a la paperera!). Si volem recuperar-la, l'hem de tornar a registrar. Aquesta opció NO elimina un usuari d'un CURS (aquí hi ha la informació sobre com eliminar un usuari d'un curs).
Cambiar perfil: Permet canviar el perfil d'aquest usuari: "Primaria", "Principiante", "Avanzado" o "Experto". No hi ha cap limitació de canvi de perfil (el/la professor/a pot canviar, per exemple, el perfil "Primaria" d'un/a estudiant a "Experto" (recordem, però, que un usuari NO pot canviar-se de perfil quan el seu perfil és "Primaria").
Algunes d'aquestes accions es poden fer simultàniament per a més d'un objecte, per fer-ho cal seleccionar els objectes corresponents i fer servir el multimenú:
[només es poden enviar correus-e a usuaris registrats AMB correu-e i amb l'opció "enviar e-mail" s'envia un correu-e al destinatari seleccionat amb el nostre programa de correu-e predeterminat]
El menú corresponent a usuaris
Aspectes interessants de la Barra de menú:
PRINCIPAL -> NUEVO -> MIEMBRO: permet afegir noves entrades a la llibreta d'adreces. Atenció! Només es poden afegir noms d'usuaris o correus-e que pertanyin a membres JA registrats en el Synergeia. Per registrar nous membres (com a estudiants o professors) al sistema Synergeia, consulta aquest tutorial.
VER -> CLASIFICAR: Les entrades a la llibreta d'adreces es poden classificar per Nom, Tipus o Rol.
La resta d'opcions de la barra de menú són equivalents a l'explicació general.
G. Jiménez. 2005